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unternehmen organisierenWer alleine arbeitet, muss wenig Informationen austauschen. Doch wer mehrere Mitarbeiter oder Lieferanten hat, steht früher oder später vor der Frage, wie sich Informationen im Unternehmen am besten austauschen lassen.

Dieser Beitrag soll einen Einblick darüber bieten, wie der Informationsaustausch in Unternehmen reibungslos funktionieren kann:

1. Dateiverwaltung per Cloud

Brauch der Außendienst beispielsweise Zeichnungen, Aufträge oder sonstige Dokumente, müssen diese zentral verfügbar sein. Hier bietet sich ein Cloud-Dienst an. Dropbox oder Google Drive bieten beispielsweise kostenlosen Speicherplatz mit einem kostenpflichtigen Upgrade an. Die Dateiverwaltung erfolgt entweder online über den Browser oder über ein Programm des Anbieters. Dieses Programm synchronisiert einen Ordnerinhalt automatisch mit der Online-Version. So werden alle Dokumente unter mehreren Computern ausgetauscht, ohne dass man etwas aktiv dafür tun muss.

Diese Variante lohnt sich für alle Dokumente, die an mehreren Computern zur Verfügung stehen müssen, wie beispielsweise Projektinformationen.

Damit die Ordnerstruktur einfach und übersichtlich bleibt, lohnt sich eine Sortierung der Dateien. Manche Unternehmen sortieren ihre Dokumente alphabetisch und nicht inhaltsbezogen. Im Hauptordner gibt es hier 26 Unterordner (A bis Z). Im Ordner R liegen dann neben Rechnungen auch Recherchen zu einem ganz anderen Thema.

Alternativ werden die Dateien inhaltlich sortiert. Vor jeder Datei und jedem Ordner steht eine Zahl zwischen 01 und 99. Diese Zahl vor dem eigentlichen Namen ermöglicht die Sortierung nach Dateinamen. So steht „01 Wichtige Dokumente“ im Ordner vor „02 Allgemeine Dokumente“.

2. Zentrale Kommunikation

WhatsApp wird inzwischen auch von immer mehr Unternehmen zur internen Kommunikation genutzt. Es ist einfach, kostenlos, jeder hat es installiert und eine neue Gruppe ist innerhalb von Sekunden erstellt. Doch obwohl WhatsApp viele Vorteile bietet, ist es nicht optimal für die Unternehmenskommunikation ausgerichtet. Slack, eine Kommunikationsplattform für Unternehmen, verbindet die Vorteile von WhatsApp mit den Funktionen, die bei der Firmenkommunikation benötigt werden. Auch hier lassen sich einzelne Gruppen, so genannte Channels anlegen. Der Dateiaustausch direkt über die App ist genau so einfach möglich wie nach Informationen zu suchen. Die großen Vorteile: Slack steht als App auch für Handys, Tablets und Computer zur Verfügung. Alle weiteren Apps, wie der Kalender, lassen sich in Slack integrieren. So müssen beim Schreiben nicht mehrere Programme gleichzeitig geöffnet werden, sondern es lassen sich alle Informationen direkt beim Schreiben recherchieren.

3. Zusammen an Dokumenten arbeiten

Es gibt Dokumente, auf die mehrere Leute gleichzeitig Zugriff haben müssen. Sobald jemand eine Änderung macht, muss diese Version allen anderen automatisch zur Verfügung stehen. Hierfür lohnt sich Google Docs. Dokumente werden hiermit nicht mehr auf einem Computer, sonder direkt in der Cloud über den Browser erstellt. Der große Vorteil: Egal ob Windows oder Mac, Handy oder Computer, solange ein Browser vorhanden ist, lässt sich das Dokument öffnen und bearbeiten.