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Der Kalender im Unternehmen: Speicherort für Termine, wichtige Ereignisse und im Grunde alles, das an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Zeit stattfindet. Zweifellos, der Kalender ist eins der wichtigsten Tools eines Unternehmens. Ohne ihn funktioniert (fast) nichts.
Viele Unternehmen verwalten ihre Kalender jedoch nicht effektiv. Manche nutzen beispielsweise nur einen Kalender für alle Ereignisse, andere synchronisieren ihre Kalender nicht, wiederum andere nutzen für die Terminkoordination einen Papierkalender.

Damit der Kalender ein einfaches Tool zur Koordination bleibt, soll dieser Beitrag einen kurzen Einblick bieten, wie Kalender in Unternehmen optimal funktionieren können.

1. Cloud-Kalender: Synchronisation auf allen Geräten

Damit alle Mitarbeiter, egal ob Innen- oder Außendienst, immer auf dem selben Stand sind, sollten die Kalender grundsätzlich digital über einen Cloud-Dienst verwaltet werden. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Dienstleister. Die drei größten Anbieter sind:

  • Google Kalender (Kostenlos)
  • Apple Kalender (kostenlos, bei allen Apple-Produkten integriert)
  • Microsoft (kostenlos/kostenpflichtig)

Der Funktionsumfang aller großen Anbieter unterscheidet sich nicht nennenswert. Apple Kalender sollte nur jedoch genutzt werden, wenn alle Endgeräte (Computer, Tablets, Handys) im Unternehmen auf Apple basieren.

2. Welche Kalender werden benötigt?

Welche und wie viele Kalender im Unternehmen genutzt werden ist von der Organisation des Unternehmens abhängig. Grundsätzlich empfiehlt sich zunächst einmal ein Kalender für alle allgemeinen Dinge, wie Firmentermine, Feiertage oder ähnliches.

Zusätzlich sollte jeder Mitarbeiter, der selber regelmäßig Termine hat, einen eigenen Kalender besitzen. Für Projekte sollte ebenfalls ein separater Terminkalender angelegt werden. Nimmt beispielsweise eine Gruppe immer gemeinsam an Terminen teil, lohnt sich hier auch ein eigener Kalender. Möglicherweise macht es auch Sinn, Kalender für einzelne Abteilungen zu erstellen, um Termine oder Planungen zu koordinieren.

Kurz gesagt: Die Struktur von Kalendern in Unternehmen sollte simpel gehalten werden. Kalender sollen, soweit es geht, zusammengefasst werden. Wer keine regelmäßigen Termine hat, brauch auch keinen eigenen Kalender.

3. Einrichtung der Kalender

Da jeder unterschiedliche Kalender hat, muss auch nicht jeder über alle Termine der anderen Mitarbeiter wissen. Es reicht, wenn die Mitarbeiter nur die Informationen sehen, die für sie selber wichtig sind. In der Regel ist das also zumindest der allgemeine Firmenkalender.

Plant der Innendienst beispielsweise die Termine für den Außendienst, so sollten die Mitarbeiter natürlich auch Zugriff auf die entsprechenden Kalender haben, sodass es hier keine Überschneidungen gibt.

Da die Termine für eine einzelne Person auch über mehrere Kalender verteilt sein können, sollten vor der Einrichtung der Kalender eine Übersicht angelegt werden, sodass klar ist, wer welche Kalender auf seinen Endgeräten benötigt.