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Auf viele Dokumente in einem Unternehmen brauchen die Mitarbeiter gleichzeitigen Zugriff. Oftmals werden diese Dokumente dann „in der Cloud“ gespeichert, sodass jeder die Dateien öffnen und bearbeiten kann.
Schnell kommt es jedoch zu Problemen, wenn mehrere Personen im selben Moment an einem Dokument arbeiten: Die Daten des anderen werden überschrieben oder beim Kopieren der Datei sind die letzten Änderungen des Kollegen plötzlich weg. Abhilfe schafft hier ein Onlinedokument. Bei Dokumenten in der Cloud können mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig über den Browser bearbeiten. So ist das Zusammenarbeiten problemlos möglich und Versionsprobleme gehören der Vergangenheit an.

Der bekannteste Anbieter für Onlinedokumente ist Google. Mit seinem Tool Google Drive, bietet der Technikkonzern aus Kalifornien Google Doc und Google Tabellen. Diese Programme werden einfach im Webbrowser geöffnet und können anschließend per Link an die anderen Mitarbeiter gesendet werden.

Nach der Anmeldung bei Google kann eine neue Datei im Browser erstellt werden.Die Bearbeitung dieser Dokumente und Tabellen funktioniert dann über diese Oberfläche. Macht eine andere Person Änderungen an einem Dokument, werden diese Änderungen in Echtzeit an alle anderen Personen gesendet. Ein Speichern der Dokumente auf dem eigenen Computer ist nur als Kopie möglich. So kann die Online-Datei nicht überschrieben werden.

Fazit: Wer mit Versionsproblemen zu kämpfen hat, sollte sich Google Drive und seine Tools einmal genauer anschauen. Um die entsprechenden Dokumente in das vorhandene Dateisystem einzubinden, empfiehlt sich, ein Textdokument im entsprechenden Order mit dem passenden Link zum Onlinedokument abzulegen.