0208 77 890 550 office@jabmedia.de

Unternehmen digitalisieren

Wie funktioniert´s?

Unternehmen digitalisieren – Wie funktionierts?

Schnellere Unternehmensprozesse im Alltag, höhere Kundenzufriedenheit: „Unternehmen digitalisieren“ steht bei jedem Unternehmer irgendwo auf der ToDo-Liste. Doch wie geht man genau vor?
Kurz erklärt: Mit dem Wichtigsten für den Kunden. Mit Hilfe des 80/20-Pinzips (auch Paretoprinzip genannt) lässt sich mögliches Potential, das schnell und kostengünstig umzusetzen ist, gut identifizieren. Anschließend muss der ausgewählte „Prozess“ systematisiert und (wenn sinnvoll) automatisiert werden.

1. Potential ermitteln

Zunächst sollten Sie mit dem Punkt beginnen, der für Ihre Kunden die größte Verbesserung bringt. Gut informierte Mitarbeiter oder eine schnelle Auftragsbearbeitung schafft zufriedene Kunden, davon profitiert die Firma langfristig. Listen Sie dazu mögliche Bereiche auf in denen Sie grundsätzliches Verbesserungspotential sehen. Notieren Sie anschließend Ihren gewünschten „Optimalzustand“.

Sie wissen nicht, welche Potentiale die Digitalisierung für Ihr Unternehmen bietet? Schauen Sie sich doch einmal unsere Beispiele an.

 

2. Prozesse systematisieren

Im nächsten Schritt geht es dann darum den ausgewählten Prozess oder Arbeitsschritt zu systematisieren. Sie beginnen also damit nicht zwingend benötigte Aufgaben zu streichen und alle verbleibenden Aufgaben bestmöglich zu vereinfachen.
Dadurch sparen Sie in der Regel Zeit, die Sie für andere Dinge nutzen können: Intensiveren Kundenkontakt, Neue Projekte oder einfach: Mehr Freizeit.

Oftmals sind Arbeitsabläufe in Unternehmen bereits „gut eingespielt“. Sie und Ihre Mitarbeiter wissen, was als nächstes zu tun ist und wie es zu tun ist. Trotzdem lohnt es sich alle Schritte einmal im Detail zu notieren und zu hinterfragen:

  • Ist dieser Arbeitsschritt wirklich notwenig?
  • Lässt sich die Arbeit mit anderen Schritten kombinieren und so Zeit einsparen?
  • Ergibt sich dieser Arbeitsschritt aus anderen Schritten?

Anschließend sollten Sie sich fragen ob dieser Arbeitsschritt so einfach wie möglich aufgebaut ist. Sie sind für einen Arbeitsschritt nicht selber zuständig oder haben nicht tagtäglich damit zu tun? Fragen Sie die Mitarbeiter, die diese Aufgaben regelmäßig erledigen, nach Verbesserungsvorschlägen zu diesem konkreten Punkt.

Wenn Sie die Herausforderung lieben, beschäftigen Sie sich doch auch mal mit folgenden Fragen:

  • Wie kann ich das Ergebnis (bei gleichbleibendem Zeitaufwand) um den Faktor 10 verbessern?
  • Wie muss ein Prozess aussehen, damit er in einem Zehntel des jetzigen Zeitaufwandes erledigt werden kann?

Natürlich muss/kann nicht jeder Arbeitsschritt um den Faktor 10 „optimiert“ werden, doch dieser radikale Ansatz führt oft dazu, dass Sie bestimmte Abläufe komplett neu strukturieren werden.

Behalten Sie bei der Systematisierung immer Ihr Hauptziel die Digitalisierung im Hinterkopf. Suchen Sie im Internet gezielt nach Möglichkeiten, einen Arbeitsschritt „digital zu machen“. Prüfen Sie hier, ob der digitale Arbeitsschritt (nach einem Einarbeitungs- und Optimierungszeitraum) die gewünschte Verbesserung bringen könnte.

Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor, es bringt nichts, das Unternehmen vom einen auf den anderen Tag komplett umzustellen. Stellen Sie erst einen Teilbereich komplett um, bevor Sie sich dem nächsten widmen.

 

3. Prozesse automatisieren

Nun geht es um den eigentlichen Kernpunkt: Das Unternehmen zu digitalisieren & Arbeitsprozesse zu automatisieren. Wenn Sie die bisherigen Punkte gut umgesetzt haben, haben Sie nun einen Arbeitsablauf, der sich auf das Wesentliche konzentriert und praxistauglich ist. Während Ihrer Systematisierung haben Sie sich mögliche digitale Konzepte für einen Arbeitsablauf überlegt und diese ausgearbeitet. Nun müssen Sie diese nur noch umsetzen.

Achten Sie bei der Umsetzung darauf, dass Sie einzelne Schritte, wenn möglich, automatisieren. So können die Kundendaten beispielsweise automatisch von der Kundenkartei in die Buchhaltung übernommen werden.

 

 

4. Laufende Korrektur

Nachdem Sie einen Arbeitsprozess systematisiert, digitalisiert und weitgehend automatisiert haben, sollten Sie diesen regelmäßig einer Überprüfung unterziehen. Das Vorhaben, ein Unternehmen zu digitalisieren, ist kein einmaliger Prozess: Am Anfang, während der ersten „Erprobungsphase“, lohnt sich eine monatliche Überprüfung. Nehmen Sie sich dazu einfach den „Prozess vor“ und suchen Sie nach weiteren Verbesserungsmöglichkeiten. Achten Sie auch auf das Feedback von Mitarbeitern, Zulieferern und Kunden. 
Oftmals erkennen Sie dabei, dass andere Bereiche ebenfalls Verbesserungspotential haben. Arbeiten Sie sich hier am besten Schritt für Schritt vor.

Nachdem sich die Veränderung im Alltag bewährt hat, sollten Sie weiteres Potential trotzdem regelmäßig überprüfen. Vor allem, wenn sich die Bedingungen geändert haben: Der Hauptlieferant stellt sein System um, Ihre Kundengruppe ändert sich oder aber Sie vergrößern Ihre Firma.

Abschließend lässt sich festhalten: Digitalisierung ist also nicht ein einfaches Umstellen von „digital“ auf „analog“. Auch „alles zu digitalisieren, was man digitalisieren kann“ macht wenig Sinn. Endscheidend ist ein guter Mix: Sobald ein digitaler Prozess eine Verbesserung für das Unternehmen bringt, lohnt sich die Umstellung.
Um das Unternehmen zu digitalisieren ist vor allem systematisches Denken und ein Blick über den Tellerrand notwenig.